Datenschutz Bewerber/ Mitarbeiter

Addendum zur Datenschutzerklärung für Bewerbende und Mitarbeitende der Dietrich Isol AG und Dietrich Isol GmbH

Art der Personendaten

Quelle der Personendaten

Zweck der Bearbeitung

Besondere Bearbeitungen

Weitergabe an Dritte

Ort der Bearbeitung

Inhalt

1. Worum geht es in diesem Addendum zur Datenschutzerklärung?

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

3. Welche Daten bearbeiten wir?

4. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

5. Auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Daten?

6. Was gilt bei Profiling und automatisierten Einzelentscheiden?

7. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

8. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

9. Welche Daten bearbeiten wir auf unseren sozialen Netzwerken?

10. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

 1. Worum geht es in diesem Addendum zur Datenschutzerklärung?

Die Dietrich Isol (nachstehend auch «wir», «uns») beschafft und bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen. Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten».

Das vorliegende Addendum regelt zusätzlich zur Datenschutzerklärung (abrufbar hier) den Umgang mit Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses sowie des Arbeitsverhältnisses mit Dietrich Isol.

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen der Dietrich Isol ist zunächst die ausschreibende bzw. anstellende Gesellschaft verantwortlich.

Ist eine Bekanntgabe an die andere Konzerngesellschaft erforderlich, so kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit entstehen. Für Datenschutzanliegen und die Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns wie folgt erreichen:

In der Schweiz (für Dietrich Isol AG sowie als Vertreter für Dietrich Isol GmbH):

Dietrich Isol AG

Datenschutzberater
Industriestrasse 16
CH-3700 Spiez
dataprotection@dietrich-isol.ch

3. Welche Daten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Daten über Sie (vgl. Ziff. 3 der Datenschutzerklärung). Insbesondere bearbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von den Bewerbenden oder im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses von unseren Beschäftigten erhalten.

4.  Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Daten zu den Zwecken, die wir im Folgenden erläutern. Grundsätzlich bearbeiten wir Daten nur soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Weitere Hinweise für den Online-Bereich finden Sie in Ziff. 12 und 13 der Datenschutzerklärung sowie unten in Ziff. 9. Diese Zwecke bzw. die ihnen zugrundeliegenden Ziele stellen zudem berechtigte Interessen von uns und ggf. von Dritten dar. Sie finden weitere Angaben zu den Rechtsgrundlagen unserer Bearbeitung unten in Ziff. 5.

Wir bearbeiten Ihre Daten zu Zwecken im Zusammenhang mit der Kommunikation mit Ihnen, insbesondere zur Beantwortung von Bewerbungen und der Geltendmachung Ihrer Rechte (Ziff. 11) und um Sie bei Rückfragen zu kontaktieren. Hierzu verwenden wir insbesondere Kommunikationsdaten und Stammdaten. Wir bewahren diese Daten auf, um unsere Kommunikation mit Ihnen zu dokumentieren, zur Qualitätssicherung und für Nachfragen.

Es geht hier um alle Zwecke, in deren Zusammenhang Sie und wir kommunizieren, ob im Bewerbungsprozess oder in einem festen Anstellungsverhältnis oder bei der Authentifizierung im Falle einer Nutzung der Website. Kommunikationsdaten bearbeiten wir weiter, damit wir mit Ihnen per E-Mail, Telefon und Brief kommunizieren können. Die Kommunikation mit Ihnen erfolgt meistens im Zusammenhang mit anderen Bearbeitungszwecken. Unsere Datenbearbeitungen dienen auch zum Nachweis der Kommunikation und ihrer Inhalte.

Daten bearbeiten wir für die Begründung, Durchführung oder Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist

Als Unternehmen unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heisst gesetzlichen Anforderungen (z.B. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, ggf. Standesrecht der Rechtsanwälte, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- oder Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken im Unternehmen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung ihrer Arbeitsfähigkeit erforderlich sein. Teilweise werden diese Angaben zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben überprüft.

Wir können Ihre Daten auch zu Sicherheitszwecken und für die Zugangskontrolle bearbeiten.

Wir prüfen und verbessern laufend die angemessene Sicherheit unserer IT und unserer sonstigen Infrastruktur (z.B. Gebäude). Wie alle Unternehmen können wir Datensicherheitsverletzungen nicht mit letzter Sicherheit ausschliessen, aber wir tun das Unsrige, die Risiken zu reduzieren. Wir bearbeiten Daten deshalb z.B. für Überwachungen, Kontrollen, Analysen und Tests unserer Netzwerke und IT-Infrastrukturen, für System- und Fehlerprüfungen, zu Dokumentationszwecken und im Rahmen von Sicherheitskopien. Zu den Zugangskontrollen gehört einerseits die Kontrolle der Zugänge zu elektronischen Systemen (z.B. Einloggen bei Benutzerkonten), andererseits aber auch die physische Zugangskontrolle (z.B. Gebäudezutritte). Zu Sicherheitszwecken (präventiv und zur Aufklärung von Vorfällen) führen wir auch Zutrittsprotokolle bzw. Besucherlisten und setzen Überwachungssysteme (z.B. Sicherheitskameras) ein. Auf Überwachungssysteme welche Daten speichern, weisen wir Sie an den betreffenden Standorten durch entsprechende Schilder hin.

Wir bearbeiten Personendaten zur Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden und interner Regularien («Compliance»).

Dazu gehört z.B. die Durchführung von Gesundheits-Sicherheitskonzepten oder die Erfüllung von Auskunfts-, Informations- oder Meldepflichten bspw. im Zusammenhang mit aufsichts-­ und steuerrechtlichen Pflichten. Diese setzen Datenbearbeitungen voraus oder bringen sie mit sich, z.B. die Erfüllung von Archivierungspflichten und die Verhinderung, Aufdeckung und Abklärung von Straftaten und anderen Verstössen. Dazu gehören auch die Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden und anderen Meldungen, interne Untersuchungen oder die Offenlegung von Unterlagen gegenüber einer Behörde, wenn wir dazu einen zureichenden Grund haben oder rechtlich dazu verpflichtet sind. Auch bei externen Untersuchungen z.B. durch eine Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörde oder eine beauftragte private Stelle können u.U. Personendaten von Ihnen bearbeitet werden. Zu all diesen Zwecken bearbeiten wir insbesondere Ihre Stammdaten, Ihre Vertragsdaten und Kommunikationsdaten, unter Umständen aber auch Verhaltensdaten und Daten aus den Kategorie der sonstigen Daten. Bei den rechtlichen Pflichten kann es sich um schweizerisches Recht, aber auch um ausländische Bestimmungen handeln, denen wir unterstehen, ebenso Selbstregulierungen, Branchenstandards, die eigene «Corporate Governance» und behördliche Anweisungen und Ersuchen.

Wir bearbeiten Daten auch für Zwecke unseres Risikomanagements und im Rahmen einer umsichtigen Unternehmensführung, einschliesslich Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung.

Zu diesen Zwecken bearbeiten wir insbesondere Stammdaten, Vertragsdaten, Registrierungsdaten und technische Daten, aber auch Verhaltens- und Kommunikationsdaten. Bspw. müssen wir im Rahmen unserer Finanzverwaltung unsere Debitoren und Kreditoren überwachen, und wir müssen vermeiden, dass wir Opfer von Delikten und Missbräuchen werden, was die Auswertung von Daten auf entsprechende Muster verlangen kann. Wir können zu diesen Zwecken und zu Ihrem und unserem Schutz vor deliktischen oder missbräuchlichen Aktivitäten auch Profiling durchführen und Profile erstellen und bearbeiten (dazu auch Ziff. 6). Im Rahmen der Planung unserer Ressourcen und Organisation unseres Betriebs müssen wir Daten auswerten und bearbeiten oder Angaben dazu mit anderen austauschen (z.B. Outsourcing-Partnern), was auch Ihre Daten umfassen kann. Dasselbe gilt bezüglich der von Dritten an uns erbrachten Leistungen. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir Geschäfte, Betriebsteile oder Unternehmen an andere verkaufen oder von solchen erwerben oder Partnerschaften eingehen, was ebenfalls zum Austausch und der Bearbeitung von Daten führen kann (auch von Ihnen als Mitarbeiter).

Wir können Ihre Daten zu weiteren Zwecken bearbeiten, z.B. im Rahmen unserer internen Abläufe und Administration oder zu Schulungs- und Qualitätssicherungszwecken.

Zu diesen weiteren Zwecken gehören z.B. Schulungs- und Ausbildungszwecke, administrative Zwecke (etwa die Verwaltung von Stammdaten, die Buchhaltung und die Datenarchivierung und die Prüfung, Verwaltung und laufende Verbesserung von IT-Infrastruktur), die Wahrung unserer Rechte (z.B. um Ansprüche gerichtlich, vor- oder aussergerichtlich und vor Behörden im In- und Ausland durchzusetzen oder uns gegen Ansprüche zu verteidigen, etwa durch Beweissicherung, rechtliche Abklärungen und die Teilnahme an gerichtlichen oder behördlichen Verfahren) und die Evaluation und Verbesserung interner Abläufe. Auch die Wahrung weiterer berechtigter Interessen gehört zu den weiteren Zwecken, die sich nicht abschliessend nennen lassen.

5.  Auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Daten?

Grundsätzlich stützen wir die Bearbeitung Ihrer Personendaten auf den Arbeitsvertrag mit Ihnen bzw. die Bearbeitung für die Anbahnung und die Abwicklung (Begründung, Durchführung oder Beendigung) eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen.

Wenn wir sensible Daten erhalten (z.B. Gesundheitsdaten, Angaben zu politischen, religiösen oder weltanschaulichen Ansichten), können wir Ihre Daten auch gestützt auf andere Rechtsgrundlagen bearbeiten, z.B. im Falle von Auseinandersetzungen aufgrund der Notwendigkeit der Bearbeitung für einen etwaigen Prozess oder die Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

6. Was gilt bei Profiling und automatisierten Einzelentscheiden?

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Arbeitsbeziehung nutzen wir kein systematisches Profiling und keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung.

7. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Im Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess, Arbeitsverträgen, der Website, unseren rechtlichen Pflichten oder sonst zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und den weiteren in Ziff. 4 aufgeführten Zwecken übermitteln wir Ihre Personendaten auch an Dritte, insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern:

• Konzerngesellschaft: Je nach Ort des Eingangs der Daten und der internen Abläufe können diese von der Dietrich Isol GmbH an die Dietrich Isol AG oder in umgekehrter Richtung an die Dietrich Isol GmbH bekannt gegeben werden. Beide Gesellschaften können die Daten nach dieser Datenschutzerklärung für sich zu den gleichen Zwecken nutzen (vgl. oben Ziff. 4). Wir können diesen Gesellschaften auch Gesundheitsdaten bekanntgeben, wenn dies erforderlich ist.

Die Dietrich Isol AG und die Dietrich Isol GmbH erhalten bei Bedarf Zugang insbesondere zu Ihren Stamm-, Vertrags- und Registrierungsdaten, um einen Bewerbungsprozess oder ein Arbeitsverhältnis zu betreuen.

• Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die in unserem Auftrag oder in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit uns Daten über Sie bearbeiten oder in eigener Verantwortlichkeit Daten über Sie von uns erhalten (z.B. IT-Provider, Stellenvermittler, Recruiting-Anbieter, Login-Dienstleister, Banken, Versicherungen, Inkassofirmen, Wirtschaftsauskunfteien). Insbesondere die umfassende Bekanntgabe (z.B. Cloud-Provider für verschlüsselte Backups) umfasst auch Gesundheitsdaten und andere besonders schützenswerten Daten. Zu den für die Website beigezogenen Dienstleistern vgl. Ziff. 12 der Datenschutzerklärung. Zentrale Dienstleister im IT-Bereich sind für uns Microsoft, Informaticon und Deepscreen, im Lohnbuchhaltungsbereich die Firma UNICO und im Bereich der IT-Sicherheit die Compass Security und Mount10.

Damit wir unsere Produkte und Dienstleistungen effizient erbringen und wir uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren können, beziehen wir in zahlreichen Bereichen Dienstleistungen von Dritten. Diese Dienstleistungen betreffen z.B. Stellenausschreibungen, Recruiting, IT-Dienstleistungen, Kommunikations- oder Druckdienstleistungen, Leistungen von Beratungsunternehmen, Anwälten, Banken, Versicherern und Telekomunternehmen. Wir geben diesen Dienstleistern jeweils die für ihre Leistungen erforderlichen Daten bekannt, die auch Sie betreffen können. Zudem schliessen wir mit diesen Dienstleistern Verträge, die Bestimmungen zum Schutz der Daten vorsehen, soweit sich ein solcher nicht aus dem Gesetz ergibt. Unsere Dienstleister können Daten, wie ihre Dienstleistungen benutzt werden und weitere Daten, die im Rahmen der Benutzung ihrer Dienstleistung anfallen unter Umständen auch als eigenständige Verantwortliche für ihre eigenen berechtigten Interessen verarbeiten (z.B. zu statistischen Auswertungen oder zur Abrechnung). Dienstleister informieren über ihre eigenständigen Datenverarbeitungen in ihren eigenen Datenschutzerklärungen.

• Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Dazu können auch Gesundheitsdaten gehören. Die Behörden bearbeiten in eigener Verantwortlichkeit Daten über Sie, die sie von uns erhalten.

Anwendungsfälle sind z.B. Steuerliche Unterlagen, Strafuntersuchungen, polizeiliche Massnahmen (z.B. gesundheitliche Schutzkonzepte, Gewaltbekämpfung etc.), aufsichtsrechtliche Vorgaben und Untersuchungen, gerichtliche Verfahren, Meldepflichten und vor- und aussergerichtliche Verfahren sowie gesetzliche Informations- und Mitwirkungspflichten. Eine Datenbekanntgabe kann auch erfolgen, wenn wir von öffentlichen Stellen Auskünfte beziehen wollen, z.B. um ein Auskunftsinteresse zu begründen oder weil wir sagen müssen, über wen wir eine Auskunft (z.B. aus einem Register) benötigen.

• Weitere Personen: Gemeint sind andere Fällen, wo sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziff. 4 ergibt.

Andere Empfänger sind z.B. Behörden- oder an Gerichtsverfahren beteiligte Personen. Wenn wir mit Medien zusammenarbeiten und diesen Material übermitteln (z.B. Fotos), können Sie unter Umständen ebenfalls davon betroffen sein. Dasselbe gilt bei der Veröffentlichung von Inhalten (z.B. Fotos, Interviews, Zitate etc.) etwa auf der Website oder in anderen Publikationen von uns. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir Geschäfte, Betriebsteile, Vermögenswerte oder Unternehmen verkaufen oder erwerben oder Partnerschaften eingehen, was auch die Bekanntgabe von Daten (auch von Ihnen als Mitarbeiter) an die an diesen Transaktionen beteiligten Personen zur Folge haben kann. Im Rahmen der Kommunikation mit Branchenorganisationen, Verbänden und weiteren Gremien kann es ebenfalls zum Austausch von Daten kommen, die auch Sie betreffen.

Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behörden, Banken etc.).

In vielen Fällen ist die Bekanntgabe auch geheimer Daten notwendig, um Verträge abwickeln oder sonstige Leistungen erbringen zu können. Auch Geheimhaltungsvereinbarungen schliessen solche Datenbekanntgaben i.d.R. nicht aus, ebenso nicht die Bekanntgabe an Dienstleister. Der Sensibilität der Daten und anderen Umständen entsprechend achten wir aber darauf, dass diese Dritten angemessen mit den Daten umgehen. Ihrem Widerspruch zur Datenweitergabe können wir nicht entsprechen, wo die betreffenden Datenbekanntgaben für unsere Tätigkeit notwendig sind.

Wir ermöglichen auch bestimmten Dritten, auf unserer Website und bei Anlässen von uns ihrerseits Personendaten von Ihnen zu erheben (z.B. Medienfotografen, Anbieter von Tools, die wir auf unserer Website eingebunden haben, etc.). Soweit wir nicht in entscheidender Weise an diesen Datenerhebungen beteiligt sind, sind diese Dritten allein dafür verantwortlich. Bei Anliegen und zur Geltendmachung Ihrer Datenschutzrechte wenden Sie sich bitte direkt an diese Dritten. Vgl. Ziff. 12 der Datenschutzerklärung für die Website.

8. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.

Wir bearbeiten Ihre Daten bei Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist. Weitere Angaben zur jeweiligen Speicher- und Bearbeitungsdauer finden Sie jeweils bei den einzelnen Datenkategorien in Ziff. 3 bzw. bei den Cookie-Kategorien in Ziff. 12 der Datenschutzerklärung. Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe.

Dokumentations- und Beweiszwecke umfassen unser Interesse, Vorgänge, Interaktionen und andere Tatsachen für den Fall von Rechtsansprüchen, Unstimmigkeiten, Zwecke der IT- und Infrastruktursicherheit und Nachweis einer guten Corporate Governance und Compliance zu dokumentieren. Technisch bedingt kann eine Aufbewahrung sein, wenn sich bestimmte Daten nicht von anderen Daten trennen lassen und wir sie daher mit diesen aufbewahren müssen (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen).

9. Welche Daten bearbeiten wir auf unseren sozialen Netzwerken?

Zusätzlich zu den in Ziff. 13 der Datenschutzerklärung erwähnten Daten können wir die von Ihnen selbst veröffentlichten Inhalte (z.B. Kommentare zu einer Ankündigung) weiterverbreiten (z.B. in unserer Werbung auf der Plattform oder anderswo). Wir oder die Betreiber der Plattformen können Inhalte von oder zu Ihnen auch entsprechend den Nutzungsrichtlinien löschen oder einschränken (z.B. unangemessene Kommentare). Schliesslich können wir Sie in Verbindung mit eigenen Inhalten namentlich erwähnen und Bilder von Ihnen zeigen.

10. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf den Websites www.dietrich-isol.ch und www.dietrich-isol.de veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.

Letzte Aktualisierung: 22.11.2023